Báze znalostí je automatizovaný systém pro vytváření, schvalování, publikování a strukturované ukládání všech normativních předpisů a informačních materiálů společnosti.
Produkt umožňuje zaměstnancům pohodlný přístup k aktuálním verzím normativně-právních předpisů a administrativních dokumentů, referenčním informacím, školicím materiálům, standardním šablonám atd.
Plně automatizovaný životní cyklus dokumentů – tvorba, schvalování, zveřejňování, stažení z oběhu; integrace se systémem správy oběhu dokumentů umožňuje zveřejňovat odsouhlasené dokumenty určitých typů do Znalostní báze.
Zavedení Báze znalostí významně zkracuje čas potřebný k tomu, aby zaměstnanci hledali aktuální normativní, administrativní, referenční, školicí informace a výrazně zlepšovali kvalitu interních a výrobních procesů organizováním centralizované akumulace a opakovaného využití znalostí v rámci společnosti.
Funkční možnosti:
Víceúrovňové úložiště normativní a referenční dokumentace s flexibilním vymezením přístupových práv k dokumentům v závislosti na roli a postavení zaměstnance, typu dokumentu (veřejného nebo neveřejného), jeho druhu a stavu
Vytváření normativně referenčních dokumentů podle šablon s automatickým vyplňováním polí šablony na základě informací zadaných do elektronického formuláře dokumentu
Automatické zveřejňování dokumentu schváleného v systému správy oběhu dokumentů (například nařízení, instrukce atd.) na vhodném místě ve struktuře Znalostní báze, v závislosti na atributech dokumentu
Podpora vlastních procesů odsouhlasení a publikování dokumentů přímo ve Znalostní bázi, možnost podpisu odsouhlasených dokumentů Kvalifikovaným elektronickým podpisem a Elektronickým digitálním podpisem
Možnost ukládání balíčků dokumentů různých typů (Word, PDF, Excel, PowerPoint, Visio) v mezích jednoho normativně-referenčního dokumentu. Funkcionalita automatického vytváření neměnných kopií elektronických dokumentů, včetně - ve formátu určeném k dlouhodobému uložení (PDF/A)
Prohlížení elektronických dokumentů libovolného formátu přímo z karty dokumentu, aniž byste museli instalovat další software. Možnost zabránit ukládání určitých typů dokumentů do počítačů uživatelů a umožnit jím pouze prohlížení obsahu ve webovém rozhraní
Integrace s dalšími informačními systémy, možnost publikování dokumentů, například na interním/externím portálech organizace po absolvování procesu odsouhlasení
Funkcionalita dvoustranných vazeb (odkazů) mezi různými dokumenty
Systém automatické kontroly termínů aktuality dokumentů. Schopnost automaticky odesílat zprávy a úkoly odpovědným zaměstnancům po uplynutí doby platnosti dokumentu
Existence plnohodnotného tenkého klienta s pohodlným designem přizpůsobeného k práci na mobilních přístrojích
Výkonné možnosti vyhledávání a navigace - vícekriteriální vyhledávání podle atributů (včetně vyhledávání podle textu dokumentu), navigace v hierarchii Znalostní báze a tag cloudu (mraku značek). Export výsledků hledání do Excelu
Výhody systému:
Kontaktujte nás