Řízení smluv | sX-Space.Contract for Office 365 je moderní řešení pro provádění smluvních činností podniku, které umožňuje urychlit proces koordinace, odsouhlasení a podpisu smluvních dokumentů, zajistit jejich systemizovanou a spolehlivou úschovu, automatizovat akreditaci kontragentů (smluvních partnerů, zákazníků) a v konečném důsledku snížit celkové náklady na oběh dokumentů. Automatizace zahrnuje všechny klíčové úkony a fáze smluvního procesu – od ověření a akreditace kontragenta, iniciace návrhu smlouvy, jejího schválení a podpisu, až po kontrolu plnění smluvních závazků s automatickým připomenutím prodloužení nebo uzavření.
Implementace Řízení smluv | sX-Space.Contract for Office 365 vám umožňuje výrazně ušetřit čas a prostředky na smluvní aktivity, zjednodušit interakci s dodavateli, automatizovat všechny klíčové fáze smluvního procesu, umožňuje všem účastníkům pracovat na jednom dokumentu současně, minimalizuje riziko ztráty smlouvy a zajišťuje sledování všech změn.
Funkční možnosti:
Umožňuje automatizovat spravování smluvních dokumentů (smlouva, dodatečná dohoda, specifikace, zápis, dodatek, příloha apod.)
Vedení informační příručky kontragentů, kontrola a akreditace kontragenta
Integrace procesu kontroly kontragenta s online servisy YouControl
Automatické připomenutí opětovné akreditace kontragenta
Podpora standardních a atypických šablon smluvních dokumentů a tras jejich koordinace/podpisu. Automatické určení trasy dokumentu v závislosti na typu smlouvy, hodnotě smlouvy, měně nebo jiných podmínkách
Automatické generování a vyplňování DOCX, XLSX-šablon smluvních dokumentů na základě dat obsažených na kartě dokumentu
Možnost ruční editace ve vygenerovaných dokumentech bloků dostupných pro editaci
Existence designera pro koordinaci (schvalování), který vám umožní nakonfigurovat trasy koordinace s libovolným počtem etap a schvalovatelů, paralelním nebo sekvenčním schvalováním
Možnost dálkového (mimo kancelář) výkonu schvalovacích funkcí
Podpora společné simultánní úpravy dokumentu schvalovacími stranami, přidávání komentářů a připojování dalších souborů v průběhu odsouhlasení
Možnost online editace dokumentů bez nainstalovaného softwaru na počítači uživatele
Záznam všech akcí/úkonů v historii dokumentu, kontrola verzování a editace dokumentů
Podpora automatického a ručního generování registračních čísel smluvních dokumentů podle stanovených pravidel
Operativní vyhledávání dokumentů v systému podle různých atributů
Sledování stavů, lhůt a průběhu plnění smluvních závazků, s funkcí připomenutí a možností automatického prodloužení
Převahy systému:
Kontaktujte nás