Dokončené projekty
Systém elektronického archivu sX-Space.Archive
Systém pro ukládání elektronických dokumentů, který poskytuje strukturované bezpečné ukládání bankovních dokumentů podle nomenklatury případů s počtem uživatelů 500 osob.
- Odeslání dokumentu k archivaci z informačních systémů banky
- Registrace dokumentů
- Skenování elektronických dokumentů, včetně přímého importu do archivu, včetně dokumentů v elektronicko – digitálním podpisu
- Hledání případů, svazků, dokumentů, včetně fulltextového vyhledávání ve smyslu dokumentů
- Audit operací formování a schvalování aktů ničení, předávání případů divizím
- Vytvoření aktu přijetí – předání, akt zničení dokumentů a další
- Převod dokumentů na trvalé PDF-A pro dlouhodobé ukládání dokumentů
- Práce s případy, svazky, dokumenty (konstruktor číslování případů, přetváření, uzavírání, práce s případy, provádění přechodných případů).
- Vytváření a udržování nomenklatury případů
- Návrhář případů v souladu se strukturou a schválenými ustanoveními o archivaci, tvorbě konsolidované nomenklatury případů, případech strukturálních rozdělení
- Tvorba nomenklatury na základě nomenklatury minulých let, odsouhlasení nomenklatury případů
- Formování tištěné formy nomenklatury případů
- Vydávání případů, svazků, dokumentů
- Vrácení případů, svazků, dokumentů
- Export dokumentů, svazků, případů v elektronickém formátu ASIC, který umožňuje přímé ukládání dokumentů, metainformací a informací týkajících se digitálních podpisů, podle doporučení Evropské unie
- Účetní kniha pro příjem a nakládání s dokumenty
- Statistická zpráva v kontextu resortů, nomenklatura případů, další přizpůsobení zpráv
- Načítání modelu skupiny/role z externích systémů, podpora CEP.
- Konfigurace matice přístupových práv v kontextu organizační struktury, rolí, nomenklatury případů
- Podpora elektronického digitálního podpisu (EDS) a kvalifikovaného digitálního podpisu (CEP).
Implementace sX-Space.Archive poskytla strukturované ukládání dokumentů v elektronické podobě, minimalizovala náklady na údržbu papírového archivu, obecně zvýšila efektivitu práce s tokem dokumentů a zjednodušila práci s archivními dokumenty (výběr, odeslání k uložení ).
Systém elektronické správy dokumentů sX-Space.Business
Systém, který automatizuje odchozí, příchozí, interní dokumenty, objednávky a protokoly a sjednocuje 500 zaměstnanců.
- Přístup k osobnímu účtu zaměstnance: agregace úkolů, dokumentů, odkazy na externí zdroje, katalog obchodních procesů
- Interní dokumenty: interní korespondence, zpracování žádostí, personální dokumenty, memoranda, interní regulační dokumenty atd.
- Konstruktor tras pro schvalování, podepisování a provádění dokumentů, nastavení kontroly provádění (včetně cyklických)
- Podpora šablon dokumentů, možnosti spolupráce na konceptu dokumentu
- Objednávky a objednávky: schvalování a podepisování, podpora šablon dokumentů, provádění, kontrola provádění, seznámení
- Příchozí dokumenty: zpracování příchozí korespondence, protiplnění, provedení (příprava odpovědi), kontrola provedení
- Odchozí dokumenty: zpracování odchozí korespondence, komunikace s příchozím dokumentem, schvalování a podepisování, podpora šablon dokumentů
- Správa a kontrola životního cyklu dokumentů: vytváření, ukládání, úpravy, přidávání souborů, řízení verzí, registrace, schvalování, podepisování, provádění, archivace, přenos atd.
- Koordinace dokumentů: paralelní, sekvenční, smíšené
- Hledání dokumentů, vč. s přihlédnutím k morfologii.
V důsledku implementace sX-Space.Business byly hlavní procesy kancelářské práce automatizovány, zrychlena rutinní práce zaměstnanců, minimalizováno riziko chyb při práci s dokumenty a zvýšena výkonná disciplína.
V rámci projektu byla zajištěna integrace s personálním systémem banky a CRM systémem.
Kontaktujte nás