Modul „Zpracování smlouvy“: Co se změnilo v aktualizované verzi systému pro správu elektronických dokumentů „sx-Space.Business“

V systému pro správu elektronických dokumentů sx-Space.Business (vlastní vývoj společnosti soft Xpansion), který byl vyvinut na platformě Alfresco Community Edition, byl aktualizován jeden z modulů systému „Zpracování smluv“. Modul umožňuje automatizovat procesy zpracování smluv, proto je velmi důležitým pro zjednodušení práce se smlouvami ve společnosti.

V současné době modul zahrnuje takové fáze jako: Vytvoření návrhu smlouvy, Schvalování, Dokončení, Fixace podpisu, Odeslání smlouvy protistraně, Označení přijetí originálu smlouvy, Fixace informací o uchovávání, Nastavení smlouvy o kontrole, Odebrání kontroly, Archivace dokumentu.

Do aktualizované verze modulu byly přidány nové funkce, které výrazně zjednodušují a zlepšují práci se smlouvami:

  • Možnost vytvořit smlouvu podle šablony
  • Práce v systému se smlouvou přijatou od protistrany
  • Spolupráce se smlouvou
  • Možnost vybrat trasy pro schvalování a vytvořit trasy v konstruktoru schvalování.
  • Podpora pro práci s mobilními zařízeními, včetně možnosti podepsání elektronickým digitálním podpisem
  • Práce se smlouvou pomocí messengerů (Telegram, Viber)
  • Kontrola smlouvy a možnost nastavení automatické zprávy týkající se rozhodnutí o prodloužení smlouvy

To znamená, že aktualizace umožňuje výrazně zkrátit čas a zjednodušit práci se smlouvami, zvýšit efektivitu zaměstnanců, zajistit bezpečnost a spolehlivost uchovávání informací a také omezit přístupová práva k dokumentům.
Připomeňme, že systém pro správu elektronických dokumentů sx-Space.Business s aktualizovaným modulem „Zpracování smluv“ ve své práci již úspěšně používá skupina společností Niva Pereyaslavshchyny.